Directiesecretaresse voor Algemeen Directeur en Bestuur NOC*NSF (32 uur)

Hier loop jij warm voor

✅ Het beheren en bewaken van de complexe agenda van de Algemeen Directeur en het Bestuur, inclusief het verzamelen van vergaderstukken en het voorbereiden van afspraken.

✅ Voorbereiden en coördineren van directie- en bestuursvergaderingen, notuleren, en opvolging van actiepunten.

✅ Beheren van e-mailverkeer en zelfstandig afhandelen van correspondentie.

✅ Organiseren van internationale reizen (vluchten, hotels, logistiek) voor werkbezoeken.

✅ Opstellen en bewaken van agenda’s, verzamelen en verzenden van stukken.

✅ Bijhouden van besluiten- en actielijsten, inclusief jaarlijkse vergaderplanning.

✅ Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.

Jouw trainingsschema is bijvoorbeeld

Je start de dag met het afstemmen van de agenda met de Algemeen Directeur, waarbij je direct schakelt op prioriteiten en urgente zaken. Daarna bereid je de stukken voor het Bestuur voor en onderhoud je contact met belangrijke stakeholders. In de middag plan je internationale reizen tot in de puntjes en stem je de publieke agenda's af. Je dag sluit je af met het bijwerken van actiepunten en het klaarzetten van stukken voor de volgende dag.

Dit ben jij ten voeten uit

• Proactief en zelfstandig: je neemt eigenaarschap en weet de juiste lijnen uit te zetten.

• Stevige persoonlijkheid met tact: je kunt richting geven en bijsturen waar nodig, zelfs als verantwoordelijkheden onduidelijk zijn of afspraken worden doorgeschoven.

• Communicatief sterk: zowel mondeling als schriftelijk, met gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen.

• Flexibel en stressbestendig: je houdt overzicht, stelt prioriteiten en spreekt aan waar nodig.

• Digitaal vaardig en toekomstgericht: je werkt moeiteloos met moderne tools en technieken, inclusief AI en automatisering voor efficiënter agendabeheer, besluitvormingsondersteuning en documentverwerking.
  

En hier doe je het voor

✅ Een spilfunctie op het hoogste niveau binnen NOC*NSF.

✅ Nauwe samenwerking met de Algemeen Directeur en het Bestuur.

✅ Ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.

✅ Een marktconform salaris volgens de cao sport, met uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden.

Dit wordt jouw team

Je maakt deel uit van het directie- en bestuurssecretariaat en werkt nauw samen met bestuurs- en directiesecretaris. Jij en je naaste collega's zorgen ervoor dat er altijd waarneming is tijdens vakanties en ziekte, zodat de continuïteit gewaarborgd blijft. Een dynamisch team met een focus op structuur, efficiëntie en vooruitdenken.

Stel jouw vragen

Heb je vragen over de functie? Neem dan contact op met Pascal Martens, e-mail pascal.martens@nocnsf.nl. Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij HR via jobs@nocnsf.nl.